Egy vállalkozás életében sokáig természetesnek tűnhet, hogy a postai és futáros ügyeket „valaki majd elintézi”. Egy kolléga feladja a leveleket, egy másik elszalad egy fontos dokumentummal, a recepció vagy az adminisztráció pedig próbálja fejben tartani, mi ment ki, mi érkezett be, mire kell figyelni. Ez kisebb forgalomnál működhet is, de egy bizonyos pont után már nem hatékony.
A céges futárszolgálat nemcsak arról szól, hogy egy küldemény eljut A pontból B pontba. Sokkal inkább arról, hogy a cég napi működése kiszámíthatóbbá válik, a kollégák ideje felszabadul, és a fontos küldemények kezelése nem ad hoc módon történik.

Amikor a „majd megoldjuk” már nem elég

A céges küldeményeknél gyakran nem maga a kézbesítés a legnagyobb kihívás, hanem az, hogy minden időben, követhetően és a megfelelő módon történjen. Egy szerződés, ajánlat, számla, pályázati anyag, ügyfélcsomag vagy belső dokumentum nem veszhet el a napi teendők között.

Érdemes átgondolni, mennyi idő megy el havonta az alábbiakra:

postára járás,
címzések, feladások előkészítése,
sürgős küldemények külön szervezése,
kézbesítési határidők figyelése,
kollégák közötti egyeztetés,
hibás vagy elmaradt feladások utólagos rendezése.

Checklist: kinőtte-e a cége a belső küldeménykezelést?

Az alábbi lista segíthet eldönteni, hogy érdemes-e professzionálisabb megoldásban gondolkodni.

Érdemes céges futárszolgálatot bevonni, ha:

rendszeresen kell leveleket, csomagokat vagy dokumentumokat küldeni,
gyakran vannak sürgős vagy határidős kézbesítések,
a kollégák munkaidőben intézik a postai ügyeket,
több telephely, iroda, partner vagy ügyfél között kell küldeményeket mozgatni,
fontos, hogy a feladás és kézbesítés követhető legyen,
a küldemények kezelése már túl sok szervezést igényel,
előfordult már késés, félreértés vagy elmaradt feladás,
a vezetőség szeretné átláthatóbbá tenni az adminisztratív folyamatokat.

Ha ezek közül több pont is igaz az Ön cégére, akkor a futárszolgálat bevonása nem kényelmi extra, hanem működési szempontból is indokolt döntés lehet.

Nem csak időt, figyelmet is spórol

A céges működésben az idő mellett a figyelem is érték. Amikor egy munkatársnak félbe kell hagynia a saját feladatát egy postai ügy miatt, az nemcsak az adott fél órát jelenti. Megszakad a munkafolyamat, újra kell szervezni a napot, és könnyen csúszhatnak más feladatok is.

Egy jól működő céges futárszolgálat leveszi ezt a terhet a vállalkozásról. A küldemények kezelése tervezhetőbbé válik, a kollégák pedig arra koncentrálhatnak, ami valóban a munkájuk része.

Mire figyeljen szolgáltató választásakor?

Választás előtt érdemes nemcsak az árat, hanem a működési hátteret is megnézni.

Fontos szempont lehet például:

mennyire rugalmas az átvétel és kézbesítés,
vállalnak-e rendszeres céges ügyintézést,
ismerik-e az üzleti küldemények sajátosságait,
van-e tapasztalatuk postai ügyintézésben is,
mennyire könnyű velük egyeztetni,
képesek-e hosszabb távon, kiszámítható partnerként dolgozni.

A jó szolgáltató nemcsak „elviszi a csomagot”, hanem érti, hogy a céges küldemény mögött határidő, ügyfélkapcsolat, adminisztrációs kötelezettség vagy üzleti folyamat áll.

A kiszervezés sokszor nem pluszköltség, hanem tehercsökkentés

Sok vállalkozás elsőre költségként tekint a futárszolgálatra. Pedig ha beleszámítjuk a kollégák idejét, az elmaradt munkát, az utazást, a szervezést és az esetleges hibák kezelését, könnyen kiderülhet, hogy a belső megoldás sem olcsó.

A kiszervezés előnye, hogy a feladat felelőse egyértelművé válik. Nem kell minden alkalommal újraszervezni, ki menjen, mikor menjen, mit vigyen, hogyan adja fel. A folyamat egyszerűbb, átláthatóbb és biztonságosabb lesz.

Megbízható partner céges küldeményekhez

Ha szeretné, hogy cége postai és futáros ügyei kevesebb szervezést igényeljenek, és a küldemények kezelése kiszámíthatóbban működjön, érdemes tapasztalt szolgáltató segítségét kérni.

A Portó Budapest Kft. abban segít a cégeknek, hogy a postai ügyintézés, a küldemények kezelése és a kézbesítési feladatok ne vegyenek el felesleges időt a napi munkából. Jó választás lehet azoknak a vállalkozásoknak, amelyek átláthatóbb, egyszerűbb és megbízhatóbb megoldást keresnek a mindennapi céges küldeményforgalomra.